Debitoren Management

Gerade in unruhigen Zeiten wie den aktuellen ist es wichtig, die Unternehmensliquidität zu steuern. Dabei stellt das Management der Kundenforderungen einen zentralen Punkt dar.

Der vorliegende Show Case bildet eine mögliche Lösung für die Überwachung der ausstehenden Kundenforderungen ab.

1. Aufgabenstellung

Eines Morgens erhielt ich einen Anruf eines Kunden. Er benötigte so rasch als möglich eine Übersicht über die ausstehenden Kundenforderungen.

Beim Kunden handelt es sich um einen international tätigen Projektdienstleister für Grossinstallationen, welcher für die Projektrealisierung einen nicht unerheblichen Anteil an Warentransaktionen (Einkauf / Verkauf) tätigt. Die ausstehenden Forderungen waren bis anhin aus dem alten ERP-System ersichtlich. Aufgrund der Einführung eines neuen Systems fehlen aber nun diese Angaben.

Der Kunde brauchte eine tägliche Übersicht über die ausstehenden Kundenforderungen. Die Lösung musste automatisiert die Daten aus seinem neuen ERP holen und die Forderungen mit den historischen respektive aktuellen Wechselkursen umrechnen.

Die ausstehenden Forderungen waren auf vordefinierte Gruppen (noch nicht fällig, seit 10 Tagen fällig usw.) abzubilden. Auch musste die Debitorenentwicklung über die Zeit ersichtlich sein.

Wichtig war dem Kunden auch eine Übersicht über das Zahlungsverhalten der Kunden.

Die ganze Lösung wurde innerhalb weniger Tage entwickelt und beim Kunden produktiv gesetzt.

2. Adaption für den Show Case

Nachdem die Lösung realisiert war, entstand die Idee, daraus einen Show Case zu erstellen.

Aus Einfachheitsgründen werden im Rahmen des Show Cases weder die Herausforderungen mehrerer Währungen und Sprachen noch die Projektdienstleistungen abgebildet. Bei den Daten handelt es sich um Demodaten, welche ich in ähnlichem Rahmen in meinen Power BI Schulungen sowie in meinem Power BI Online-Kurs verwende.

3. Der Bericht für das Debitorenmanagement im Detail

Nachfolgend werden verschiedene Seiten aufgezeigt, die für den Bericht erstellt wurden und Informationen über das Debitorenmanagement geben.

3.1 Übersichtsseite

Die Übersichtsseite bildet die ausstehenden Forderungen ab.

Im oberen Teil werden die Bestände per Stichtag gezeigt. Der mittlere Teil zeigt die Aufteilung auf noch nicht fällige sowie überfällige Forderungen. Rechts daneben wird der Debitorenbestand im zeitlichen Verlauf abgebildet.

Im unteren Teil ist der Einfluss der Ländergesellschaften auf die Debitorenveränderungen über die Zeit ersichtlich.

3.1.1 Navigation und Userunterstützung

Dem Kunden gefiel die im Power BI Dienst eingebaute Navigation nicht. Daher wurde links eine Seitennavigation unter Verwendung eigener Icons erstellt.

Pro Seite wird dem Endbenutzer auch eine Hilfestellung zur Verfügung gestellt, welche mittels Klicks auf das Fragezeichen aufgerufen werden kann. Ein Beispiel seht ihr hier.

3.2 Seite Kunden

Die Kundenseite bricht die gesamten Forderungen auf die einzelnen Kunden herunter und weist im rechten Teil die Rechnungen pro Kunden aus.

Unten rechts werden die erwarteten Zahlungseingänge auf der Zeitachse abgebildet. Künftige Eingänge werden mit einem grauen Hintergrund hinterlegt.

3.3 Seite debitoren management

Im Teil Debitoren Management wird die Effizienz des Debitorenmanagements abgebildet.

Hier sind zwei Themen von Interesse:

Die zeitliche Entwicklung der offenen Rechnungen sowie die durchschnittliche Zahlungsdauer. Links werden die beiden Kennzahlen im Zeitverlauf abgebildet. Rechts werden Kunden, welche im Durchschnitt die gewährte Zahlungsfrist überziehen, in roter Farbe dargestellt.

3.4 Seite offene Rechnungen

Die letzte für den Show Case nachgebildete Seite zeigt alle offenen Rechnungen. Der Rechnungsbetrag, der ausstehenden Betrag sowie die Anzahl offene Tage werden zusätzlich graphisch mit Balkendiagrammen hervorgehoben.

Die Tabellenform hat den Vorteil, dass jede Spalte einzeln oder mehrere Spalten zusammen sortiert werden können.

3.5 Weitere Seiten

Um den Bericht mit mehr Kontext zu ergänzen, wurde im Show Case noch eine Drill-Through Seite sowie eine weitere Darstellung für Mouse Over eingebaut.

4. Schlussfolgerung

Mit dem vorliegenden Bericht ist der Kunde wieder in der Lage, sämtliche seiner ausstehenden Forderungen zu überblicken und zu erkennen, wie effizient die Debitoren bewirtschaftet werden.

Den ganzen Show Case könnt ihr unten selbst testen.

Wenn du an einer solchen Lösung für deine Unternehmung interessiert bist, so melde dich bitte bei mir unter support@powerbi.coach.

In den kommenden Show Cases wird auch noch das Management der Kreditoren sowie daraus folgend der Liquidität dargestellt. In letzterem Show Case werden ebenfalls einige Kennzahlen dargestellt.